Politique de confidentialité
1. Qui sommes-nous?
La présente politique explique comment VPLAZ Hitting (marque publique : VPLAZ.HITS) (« VPLAZ.HITS », « nous »), recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez vplazhits.com, présentez une demande de coaching, vous inscrivez, participez à un programme, effectuez un paiement, donnez un témoignage ou communiquez avec nous.
VPLAZ.HITS est établie au Québec, Canada. Nous offrons du coaching à distance à des athlètes et à des familles partout dans le monde. Les programmes hybrides comprennent aussi des séances en personne dans la région de Montréal.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Victor Plaz, fondateur. Pour la joindre : hello@vplazhits.com.
2. Portée
La présente politique s'applique aux renseignements personnels dont nous avons le contrôle. Lorsque vous utilisez le site ou l'application d'une autre entreprise pour ses propres fins (par exemple Instagram ou YouTube), la politique de cette entreprise s'applique. Un programme payant est régi par un contrat de coaching écrit distinct; la présente politique ne le remplace pas.
3. Renseignements recueillis
Selon vos échanges avec nous, nous pouvons recueillir :
- Identité et coordonnées : nom, courriel, téléphone, ville, pays, langue, nom d'utilisateur Instagram, mode de communication préféré.
- Âge et admissibilité : âge ou date de naissance et, pour un athlète de moins de 18 ans, le nom, les coordonnées et le lien du parent ou du tuteur légal.
- Sport et coaching : sport, position, côté au bâton, niveau, équipe ou école, objectifs, horaire et historique d'entraînement, approches déjà essayées, difficultés, programme souhaité.
- Performance : vidéos de swing, photos, mesures (par exemple vélocité de sortie ou charges), statistiques de match, journaux d'entraînement et notes du coach.
- Santé et sécurité, seulement si nécessaire : blessures, limitations physiques ou personnes à joindre en cas d'urgence pertinentes pour vous entraîner en sécurité.
- Contrat et paiement : programme acheté, prix, état du paiement, transactions et remboursements. Les numéros de carte sont traités par notre fournisseur de paiement (Stripe); nous ne recevons ni ne conservons les numéros complets.
- Communications : courriels, messages privés, réservations d'appels, notes d'appels et enregistrements lorsque vous y consentez.
- Témoignages et médias : votre déclaration, votre nom, votre image, votre voix, vos vidéos et vos statistiques, uniquement avec votre autorisation distincte.
- Renseignements techniques : adresse IP, navigateur et appareil, pages consultées et page ou campagne qui vous a mené au site.
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants de moins de 14 ans. Si vous croyez qu'un enfant de moins de 14 ans nous a transmis des renseignements, écrivez à la personne responsable et nous les supprimerons.
4. Moyens de collecte
- Directement auprès de vous ou d'un parent ou tuteur légal, par nos formulaires de demande, d'inscription et de témoignage, par courriel, par messages Instagram, par téléphone et en visioconférence.
- Par les services que nous utilisons pour offrir le programme (paiement, signature électronique, prise de rendez-vous, plateforme de coaching) lorsque vous les utilisez avec nous.
- Automatiquement lorsque vous naviguez sur le site (voir la section 10).
- Lorsque nous produisons des notes, des mesures et des suivis de progression pendant le coaching.
Ne nous transmettez des renseignements sur une autre personne que si vous y êtes autorisé.
5. Fins de l'utilisation
- Évaluer les demandes, répondre aux questions et déterminer si un programme vous convient.
- Planifier les appels et les séances, et offrir le coaching : analyse, plans, rétroaction vidéo, suivi de la progression et soutien.
- Communiquer avec les athlètes et les parents au sujet de la demande, du programme, de l'horaire, de la sécurité, du paiement et du contrat.
- Conclure, gérer et faire respecter les contrats de coaching, traiter les paiements et les remboursements, et tenir nos registres comptables et fiscaux.
- Entraîner en sécurité et nous adapter aux limitations pertinentes.
- Publier un témoignage ou un média, uniquement dans les limites de votre autorisation.
- Envoyer des messages promotionnels, uniquement avec votre consentement et avec une option de désabonnement dans chaque message.
- Comprendre quelles pages et campagnes génèrent des demandes, au moyen de renseignements qui ne servent pas à vous identifier.
- Protéger nos systèmes, prévenir la fraude et les doublons, et respecter nos obligations légales.
Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à une nouvelle fin, nous vous en informerons et obtiendrons votre consentement lorsque la loi l'exige.
6. Renseignements obligatoires et facultatifs
Nos formulaires indiquent les champs obligatoires. Ces renseignements sont nécessaires pour évaluer une demande, conclure un contrat ou vous entraîner en sécurité. Sans eux, nous pourrions ne pas être en mesure d'offrir le service. Les champs facultatifs peuvent être laissés vides.
7. Consentement
Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, nous le demandons de façon claire et à des fins précises. Le consentement visant les renseignements sensibles, les messages promotionnels et l'utilisation publique de votre image ou de votre témoignage est demandé séparément. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne responsable. Nous vous expliquerons les conséquences, par exemple l'impossibilité de fournir une partie d'un service.
8. Athlètes de moins de 18 ans
Nos programmes s'adressent aux athlètes de 14 ans et plus. Selon la loi québécoise, un athlète de 14 à 17 ans peut consentir lui-même à l'utilisation de ses renseignements personnels. Pour un athlète de moins de 18 ans, nous recueillons aussi les coordonnées d'un parent ou d'un tuteur légal, et le parent ou le tuteur légal est le client contractant de tout programme payant.
Nous ne publions jamais le nom, l'image, la voix, les vidéos, les statistiques ou le témoignage d'un mineur sans l'autorisation écrite d'un parent ou d'un tuteur légal et l'accord de l'athlète. Un refus n'a aucun effet sur le coaching.
9. Communication à des tiers
Au sein de VPLAZ.HITS, seuls les coachs et membres du personnel qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ont accès aux renseignements. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.
Nous faisons appel à des fournisseurs qui traitent les renseignements pour notre compte, en vertu d'un contrat, uniquement pour les fins décrites ci-dessus :
- Hébergement du site, sécurité et acheminement des courriels : Cloudflare
- Formulaires de demande et d'inscription : Jotform
- Base de données et automatisation : Supabase, n8n
- Fichiers, documents et feuilles de calcul : Google Workspace (Google Drive et Sheets)
- Paiements : Stripe
- Signature électronique des contrats : SignWell
- Envoi de courriels : Resend, Gmail
- Prise de rendez-vous et appels vidéo : Calendly, Zoom, Google Meet
- Prestation du coaching : Trainerize
- Gestion de la relation client : HighLevel
- Messagerie Instagram : Meta (Instagram), ManyChat
- Notifications internes : Telegram
- Outils d'intelligence artificielle qui nous aident à préparer des ébauches de rapports et de messages : Anthropic, OpenAI. Selon leurs conditions d'affaires, ces fournisseurs n'utilisent pas nos données pour entraîner leurs modèles.
Nous pouvons aussi communiquer des renseignements à nos conseillers professionnels (comptable, avocat, assureur), aux services d'urgence lorsque la sécurité d'une personne est en jeu, et aux autorités lorsque la loi l'exige.
10. Technologies du site
- Mesure des visites sans témoins : Cloudflare Web Analytics compte les pages vues sans témoins et sans vous identifier.
- Suivi des visiteurs HighLevel, seulement si vous acceptez : avec votre consentement, HighLevel (notre outil de gestion de la clientèle) enregistre les pages que vous visitez à l'aide de témoins et du stockage de votre navigateur, afin que nous sachions quelles pages mènent à des candidatures. Il reste désactivé tant que vous n'avez pas cliqué sur Accepter dans la bannière. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps avec le bouton Témoins au bas de chaque page. Nous n'utilisons ni pixels publicitaires ni reciblage.
- Provenance de la visite : à votre arrivée, le site conserve la campagne ou la page qui vous a mené au site (par exemple
utm_source) dans le stockage de session de votre navigateur et l'ajoute au lien de demande, afin de savoir quel canal a généré la demande. Cette donnée est effacée à la fermeture de l'onglet. - Contenu de tiers : les pages chargent des polices de Google et des miniatures de vidéos de YouTube. Une vidéo ne joue à partir de
youtube-nocookie.comqu'après un clic de votre part. Ces services reçoivent des renseignements techniques comme votre adresse IP. - Sécurité : Cloudflare traite des renseignements techniques pour protéger le site contre les attaques.
Si nous ajoutons un jour une technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer un profilage, elle sera désactivée par défaut et activée seulement selon votre choix.
11. Renseignements conservés à l'extérieur du Québec
Comme nous travaillons à distance avec des athlètes partout dans le monde, nos fournisseurs conservent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada, aux États-Unis et dans l'Union européenne. Avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons la protection qu'ils recevront et concluons des ententes écrites. Des renseignements conservés dans un autre pays peuvent être soumis aux lois de ce pays. Écrivez à la personne responsable pour savoir quels pays s'appliquent à vos renseignements.
12. Messages promotionnels
Nous envoyons des courriels ou messages promotionnels seulement avec votre consentement ou lorsque la loi le permet. Chaque message nous identifie et comprend un moyen de se désabonner, que nous respectons dans un délai de 10 jours ouvrables. Les messages concernant votre demande, un appel réservé, votre programme, un paiement ou une demande d'accès ne sont pas promotionnels.
13. Décisions automatisées
Nous ne prenons aucune décision au sujet d'une demande ou d'un programme fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Une personne examine chaque demande.
14. Durée de conservation
| Renseignements | Durée |
|---|---|
| Demandes qui ne mènent pas à un programme | 12 mois après notre dernier contact |
| Dossiers de coaching (vidéos, notes, mesures) | Pendant le programme et 18 mois après sa fin |
| Contrats, factures, paiements et remboursements | 6 ans après la fin de l'exercice financier visé, comme l'exigent les lois fiscales |
| Questions et messages généraux | 12 mois après la fin de l'échange |
| Preuves de consentement promotionnel et de désabonnement | 3 ans après le dernier message ou le retrait |
| Témoignages, médias et autorisations | Pendant la durée de l'autorisation, puis 3 ans à titre de preuve |
Ensuite, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire ou les rendons anonymes. Les copies de sauvegarde sont supprimées au fil de leur rotation.
15. Mesures de sécurité
Nous prenons des mesures adaptées à la sensibilité des renseignements : accès limité aux personnes qui en ont besoin, comptes individuels protégés par des mots de passe robustes, transferts sécurisés (HTTPS) et fournisseurs choisis pour leurs pratiques de sécurité. Aucun système n'est parfaitement sûr. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec, et nous tiendrons un registre des incidents, comme l'exige la loi.
16. Vos droits
Vous pouvez nous demander :
- de confirmer si nous détenons des renseignements à votre sujet et d'y avoir accès;
- de rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
- de retirer votre consentement;
- de cesser la diffusion ou de désindexer des renseignements dans les cas prévus par la loi;
- de vous transmettre les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
- de vous expliquer comment vos renseignements sont utilisés, communiqués et conservés.
Écrivez à la personne responsable à hello@vplazhits.com. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité, et un parent, tuteur ou représentant doit démontrer son autorité. Nous répondons dans un délai de 30 jours. L'accès est gratuit, sous réserve de frais raisonnables de reproduction, le cas échéant, dont nous vous informerons à l'avance.
Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
17. Si vous habitez à l'extérieur du Canada
Nous appliquons la présente politique peu importe où vous habitez. Si la loi de votre lieu de résidence vous accorde des droits supplémentaires (par exemple dans l'Union européenne ou au Royaume-Uni en vertu du RGPD), nous les respecterons. Dans ces cas, nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes : l'exécution de notre contrat avec vous, votre consentement (que vous pouvez retirer), notre intérêt légitime à exploiter et à protéger notre entreprise, et nos obligations légales. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre pays.
18. Modifications
Nous publierons toute mise à jour sur cette page avec une nouvelle date. Si une modification est importante, nous vous en informerons par courriel ou sur le site et demanderons un nouveau consentement lorsque la loi l'exige.
19. Nous joindre
Victor Plaz, fondateur et responsable de la protection des renseignements personnels
VPLAZ.HITS, Québec, Canada
hello@vplazhits.com